DECRETO Nº 34.037, DE 23 DE ABRIL DE 2018.
Aprova o Regimento Interno do Instituto
de Previdência dos Servidores do Estado
de Maranhão IPREV/MA e dá outras
providências.
O GOVERNADOR DO ESTADO MARANHÃO, no uso das atribuições
que lhe confere os incisos III e V do Art. 64, da Constituição Estadual e de
acordo com o disposto no art. 15 e 21 da Lei Complementar n° 197, de 6 de
novembro de 2017,
DECRETA
Art. 1º Fica aprovado, na forma do Anexo Único deste Decreto, o regimento interno do Instituto de Previdência dos Servidores do Estado do Maranhão – IPREV/MA.
Art. 2º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃO, EM SÃO LUÍS, 23 DE ABRIL DE 2018, 197º DA INDEPENDÊNCIA E 130º DA REPÚBLICA.
FLÁVIO DINO
Governador do Estado do Maranhão
JOEL FERNANDO BENIN
Presidente
ANEXO ÚNICO
REGIMENTO INTERNO DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO ESTADO DE MARANHÃO IPREV/MA
CAPÍTULO I
DAS COMPETÊNCIAS LEGAIS E DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Seção I
Das Competências Legais
Art. 1º O Instituto de Previdência dos Servidores do Estado do Maranhão – IPREV, autarquia estadual dotada de autonomia administrativa e financeira, patrimônio próprio, com sede e foro na Capital do Estado e vinculada à Secretaria de Estado da Gestão, Patrimônio e Assistência dos Servidores (SEGEP), constituído nos termos da Lei Complementar nº. 197, de 6 de novembro de 2017, tem por finalidade gerir, planejar, coordenar e supervisionar a execução e o controle do Regime Próprio de Previdência Social – RPPS dos Servidores Públicos Estaduais, bem como organizar e executar as políticas de governo relativas à gestão pública, abrangendo: recursos humanos, material, patrimônio, logística, modernização administrativa, organização e mé- todos, previdência dos servidores públicos estaduais e manutenção dos sistemas corporativos informatizados.
Seção II
Da Estrutura Organizacional
Art. 2º Para o cumprimento de suas competências legais e a execução de suas atividades, o IPREV/MA tem a seguinte estrutura:
I – órgãos de Administração Superior:
a) Presidência – PRESI;
b) Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria – CONFEPA;
c) Conselho Fiscal – CONFIS;
II – Unidades de Assessoramento Direto ao Presidente:
a) Gabinete – GAB;
b) Assessoria de Comunicação – ASCOM;
c) Assessoria Jurídica – ASSEJUR;
d) Assessoria de Planejamento e Ações Estratégicas – ASPLAN;
e) Assessoria de Controle Interno – ASCONT;
f) Comitê de Investimento – COMIN;
g) Ouvidoria – OUV;
III – Unidades de Suporte Operacional:
a) Diretoria Administrativo-Financeira – DAF:
a.1) Coordenadoria Administrativa – CADM;
a.1.1) Divisão de Recursos Humanos – DRH;
a.1.2) Divisão de Logística – DLOG;
a.2) Coordenadoria Financeira – CFIN:
a.2.1) Divisão de Execução Orçamentária e Controle Financeiro – DFIN;
a.2.2) Divisão de Contratos e Convênios – DCON;
a.3) Coordenadoria de Tecnologia da Informação – CTI;
b) Comissão Setorial de Licitação – CSL;
IV) Unidades de Atuação Programática:
a) Diretoria de Previdência Pública Estadual – DPREV:
a.1) Coordenadoria de Análise de Processos de Aposentadorias – COAPOS;
a.2) Coordenadoria de Análise de Processos de Pensão – COAPEN;
a.3) Coordenadoria de Cadastro Previdenciário – COCAD; e,
a.4) Coordenadoria de Apoio ao Aposentado – COAAPO;
b) Diretoria de Pagamento de Benefícios Previdenciários – DPAG:
b.1) Coordenadoria de Pagamento de Aposentados – COPAP;
b.2) Coordenadoria de Pagamento de Pensionistas – COPPEN;
b.3) Coordenadoria de Pagamento dos Aposentados dos Poderes – COPAP;
c) Diretoria do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria FEPA – DFEPA:
c.1) Coordenadoria de Execução Orçamentária do FEPA – COEXO;
c.2) Coordenadoria de Controle Contábil-Financeiro do FEPA – COCCFIN;
c.2.1) Divisão de Compensação Financeira do FEPA – DICFIN;
c.3) Coordenadoria de Gestão Imobiliária – COGIM;
c.4) Coordenadoria Administrativa do Centro Social – COADS:
c.4.1) Divisão de Manutenção do Centro Social – DIMCES;
d) Diretoria de Perícias Médicas – DIPME
CAPÍTULO II
DA ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR
Seção I
Das Competências Da Presidência
Art. 3º À Presidência, unidade de direção superior, compete a representação do IPREV/MA e a sua superior gestão, cabendo-lhe a supervisão dos serviços afetos à Autarquia, bem como as demais competências que legalmente lhe são atribuídas, e ainda:
I – definir, coordenar e supervisionar as políticas e atividades do IPREV/MA na gestão de benefícios, de recursos, da administração e da educação previdenciária do Regime Próprio de Previdência Social RPPS do Estado do Maranhão;
II – coordenar os atos de administração de pessoal, financeira e de gestão patrimonial, necessários ao efetivo funcionamento do IPREV/MA;
III – definir e submeter à apreciação do Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria – CONFEPA as matérias afetas à área de competência do Fundo;
IV – coordenar o cumprimento da legislação e das normas do Regime Próprio de Previdência Social RPPS no âmbito de competência do IPREV/MA;
V – formular, coordenar e supervisionar os planos estratégicos e programas de reestruturação, reorganização e modernização administrativa do IPREV/MA;
VI – coordenar e supervisionar o programa anual de trabalho da Autarquia, o plano de investimentos e as políticas e diretrizes a serem observadas para a sua execução;
VII – coordenar o encaminhamento ao Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadorias e aos órgãos competentes do governo, a proposta orçamentária, a política de investimentos, as hipóteses e premissas atuariais e a política de gestão de pessoal da Autarquia;
VIII – solicitar a nomeação e exoneração dos servidores da Autarquia e designar ou dispensar os ocupantes de funções e cargos em comissão, nos limites e na forma estabelecida em lei;
IX – definir a contratação de serviços de terceiros;
X – aprovar a criação de Comissões de Sindicância, de Processo Disciplinar, de Tomada de Conta Especial e de Ética;
XI – definir a aplicação de penalidades disciplinares;
XII – formular, coordenar e supervisionar as políticas de pré e pós aposentadoria, destinadas aos servidores públicos do Estado do Maranhão;
XIII – coordenar a política de comunicação permanente com os órgãos supervisores, fiscalizadores e as entidades ligadas aos regimes de previdência, no país e no exterior, com o objetivo de manter o IPREV/MA regular e atualizado em relação aos avanços da legislação, das melhores práticas e da tecnologia do setor;
XIV – formular, planejar e coordenar projetos e programas de educação previdenciária e financeira; XV – representar a Autarquia em juízo ou fora dele, ressalvado a capacidade postulatória da PGE;
XVI – autorizar a abertura de licitações e homologar o seu resultado;
XVII – autorizar a abertura, movimentação e encerramento de contas bancárias, em conjunto com o Diretor Administrativo-Financeiro ou, na sua ausência, por outro servidor, mediante ato de delegação de competência;
XVIII – editar os atos que consubstanciem as decisões do Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadorias;
XIX – coordenar as atividades do Comitê de Investimentos, convocar reuniões, definir o cronograma anual de reuniões e os assuntos que integrarão a pauta;
XX – promover o planejamento interno.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS DO CONSELHO ADMINISTRATIVO DO FUNDO ESTADUAL DE PENSÃO E APOSENTADORIA
Art. 4º O Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria – CONFEPA tem suas competências, atribuições, funcionamento e composição estabelecida em legislação específica.
CAPÍTULO IV
DAS COMPETÊNCIAS DO CONSELHO FISCAL
Art. 5º O Conselho Fiscal – CONFIS tem suas competências, atribuições, funcionamento e composição estabelecidas em Decreto, nos termos no art. 7º da Lei Complementar nº 197/2017.
CAPÍTULO V
DAS COMPETÊNCIAS DAS UNIDADES DE ASSESSORAMENTO DIRETO AO PRESIDENTE
Seção I
Do Gabinete
Art. 6º O Gabinete, titularizado pelo Chefe de Gabinete, é unidade organizada de assessoramento direto ao Presidente e executivo, cujo principal objetivo consiste em colaborar para que a gestão da Autarquia alcance de níveis de excelência em transparência e credibilidade. Baseia-se nos princípios da transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade social, com as seguintes atividades:
I – cumprir e fazer cumprir todas as determinações do Presidente;
II – assessorar e representar o Presidente em todas as reuniões internas e externas, quando solicitado;
III – desenvolver e participar da implantação de projetos institucionais, conforme determinação do Presidente;
IV – desenvolver e participar de projetos e atividades;
V – participar, junto às diretorias, de grupos de trabalho, comissões especiais, comitês e outras formas administrativas de caráter temporário, conforme determinação do Presidente;
VI – estudar, elaborar, acompanhar e sugerir diretrizes e projetos que interessem à gestão do IPREV/MA;
VII – participar da elaboração, divulgação e atualização de documentos normativos internos;
VIII – solicitar dados aos setores competentes para elaboração do Relatórios Gerenciais;
IX – desenvolver e participar de eventos, conforme determinação da Presidência;
X – divulgar datas e locais de reuniões dos órgãos de deliberação colegiada e do COMIN;
XI – elaborar e promover a guarda dos arquivos (físicos e eletrônicos) das atas dos Conselhos e do COMIN;
XII – coordenar as atividades desenvolvidas pelas unidades de assessoramento direto ao Presidente;
XIII – assessorar nos processos de viagem do Presidente, como: reserva de passagens, hospedagem, elaboração de roteiro e emissão dos relatórios pertinentes;
XIV – formular e digitar atas das reuniões dos Conselhos;
XV – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Seção II
Da Assessoria De Comunicação
Art. 7º À Assessoria de Comunicação – ASCOM, titularizada pelo Chefe da Assessoria de Comunicação, unidade orgânica de assessoramento direto ao Presidente, compete:
I – assistir ao IPREV/MA nos assuntos de comunicação social, promovendo a divulgação de atos, ações e eventos de interesse do Instituto;
II – planejar, criar e produzir campanhas, folders, jornais e outras peças promocionais juntamente com o órgão responsável pela publicidade institucional do Governo do Estado do Maranhão;
III – elaborar e distribuir as informações de caráter institucional a serem dirigidas aos meios de comunicação jornais, rádios, televisões, revistas e websites;
IV – exercer as funções de marketing direto, endomarketing e outras técnicas de criação de opiniões favoráveis entre o público interno e externo do órgão por meio de criação de matérias, boletins internos, jornais e revistas;
V – coletar e compilar os programas e projetos do IPREV/MA para divulga-los por meio de uma linha editorial compreendendo revistas, cadernos e outros materiais impressos e digitais;
VI – promover a comunicação interna e institucional do IPREV/MA;
VII – produzir, editar e divulgar material fotográfico, assim como manter arquivo de fotografias para atender demandas jornalísticas e/ou publicitárias;
VIII – elaborar notas oficiais, artigos e esclarecimentos públicos relacionados com as atividades do IPREV/MA;
IX – coletar, organizar e manter arquivos, inclusive em meio magnético, das matérias relativas à atuação e de interesse do IPREV/MA, veiculadas pelos meios de comunicação;
X – articular com os órgãos centrais de Comunicação do Governo do Estado do Maranhão sobre trabalhos relativos à produção de material informativo, publicitário e de divulgação, em apoio às ações do IPREV/MA;
XI – planejar, acompanhar e atualizar o conteúdo do sítio eletrônico deste Instituto para comunicação virtual entre o público e o IPREV/MA;
XII – exercer outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Seção III
Da Assessoria Jurídica
Art. 8º À Assessoria Jurídica – ASSEJUR, titularizada pelo Chefe da Assessoria Jurídica, unidade orgânica de assessoramento direto ao Presidente, compete:
I – emitir pareceres sobre aspectos jurídicos de interesse do IPREV/MA;
II – analisar os aspectos legais de minutas de convênios, termos de compromisso, contratos, editais ou outros instrumentos jurídicos em que o IPREV/MA seja parte ou interveniente;
III – reunir, classificar, guardar e conservar toda a legislação e jurisprudência de interesse do IPREV/MA;
IV – assessorar juridicamente o Presidente e demais unidades do IPREV/MA;
V – promover o exame prévio de atos normativos, termos, contratos, convênios, ajustes e outros assemelhados inerentes às atividades do IPREV/MA;
VI – estudar, orientar, analisar e exarar manifestações e informações sobre os assuntos de interesse do IPREV/MA que forem submetidos à sua apreciação;
VII – prestar informações solicitadas por outros órgãos em assuntos relacionados à legislação do IPREV/MA; VIII – prestar orientação jurídica aos Conselhos vinculados ao IPREV/MA;
IX – prestar informações e fornecer subsídios para o cumprimento das decisões e orientações emanadas do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão, secretaria que exerça a função de Controle, Procuradoria-Geral e outros órgãos com competência decisória ou de controle, juntamente com o Chefe da Assessoria de Controle Interno;
X – manifestar-se sobre atos normativos relacionados com matérias de interesse do IPREV/MA ou propor à Presidência a sua edição, alteração ou revogação;
XI – manifestar-se na fase interna das licitações, aprovando, de acordo com a legislação de regência, as minutas de editais e dos contratos administrativos, bem como concordando com os casos de dispensa ou inexigibilidade de licitação, atestados pelas unidades competentes;
XII – atuar na comunicação institucional do IPREV/MA com a Procuradoria Geral do Estado do Maranhão;
XIII – coordenar a instrução jurídica dos processos administrativos de interesse do IPREV/MA;
XIV – encaminhar à Presidência, quando solicitado, informa- ções a serem prestadas ao Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria – CONFEPA;
XV – coordenar a execução de trabalhos e estudos jurídicos de interesse do IPREV/MA;
XVI – promover o assessoramento jurídico à Presidência do Instituto;
XVII – elaborar pareceres de forma conclusiva acerca dos pedidos de isenções e restituições de contribuição previdenciária e inscrição de dependentes e pensionistas;
XVIII – elaborar pareceres e recomendações de natureza jurídica;
XIX – coordenar a execução de trabalhos jurídicos de interesse do IPREV/MA, distribuindo tarefas entre seus assessores;
XX – subsidiar e instruir as demandas judiciais relativas à área de atuação do Instituto para encaminhamento à Procuradoria Geral do Estado ou representar judicialmente o IPREV/MA, quando for o caso;
XXI – avocar processos, autos e expedientes administrativos, em tramitação ou arquivados, quando relacionados com matéria em exame na Assessoria Jurídica;
XXII – desenvolver outras atividades que lhe forem conferidas ou delegadas.
Seção IV
Da Assessoria De Planejamento E Ações Estratégicas
Art. 9º À Assessoria de Planejamento e Ações Estratégicas, titularizada pelo Chefe da ASPLAN, unidade orgânica de assessoramento direto ao Presidente, compete:
I – acompanhar e fazer cumprir todas as determinações do Presidente;
II – acompanhar e orientar todas as atividades do IPREV/MA;
III – assessorar a implantação de Projetos, institucionais ou não, conforme determinação do Presidente;
IV – estudar, elaborar, acompanhar e sugerir diretrizes e projetos que interessem à administração das atividades do IPREV/MA;
V – acompanhar e orientar a divulgação e atualização de documentos normativos internos;
VI – solicitar dados aos setores competentes para elaboração de Relatórios de Gerenciais;
VII – desenvolver e participar de eventos, conforme determinação da Presidente;
XIII – propor diretrizes específicas relacionadas à sua área de competência;
IX – elaborar, orientar e acompanhar a elaboração da proposta orçamentária do IPREV/MA;
X – coordenar e/ou formular os instrumentos de planejamento e gestão do IPREV/MA tais como o PPA, a LDO, a LOA, os Relatórios de Atividades, os Relatórios de Gestão, o Plano Estratégico, o Plano Diretor, informar a disponibilidade orçamentária, dentre outros;
XI – coordenar a formulação e dirigir a execução do Planejamento Estratégico do IPREV/MA;
XII – planejar as práticas, as técnicas e as rotinas de planejamento e gestão;
XIII – formular a internalização de boas práticas, desenvolver e acompanhar a execução de projetos e atividades que viabilizem o desenvolvimento institucional e a gestão governamental;
XIV – formular estudos e projetos na área de organização e métodos, por meio da elaboração de diagnósticos, análises e avalia- ções, identificando necessidades e sugerindo mudanças organizacionais no IPREV/MA;
XV – coordenar a consolidação de informações, realizar o acompanhamento e a avaliação de metas institucionais e a análise de resultados através de indicadores de desempenho;
XVI – coordenar a elaboração da proposta orçamentária anual, gerir o orçamento e demonstrativos a ele vinculados, assim como, o acompanhamento de sua execução no IPREV/MA;
XVII – coordenar as unidades organizacionais do IPREV/MAA na aplicação de conhecimentos inerentes às práticas, às técnicas e às rotinas de planejamento e orçamento;
XVIII – executar, avaliar e sugerir as melhorias nos controles internos referentes aos apontamentos realizados pela Assessoria de Controle Interno e auditorias externas;
XIX – elaborar e orientar, técnica e operacionalmente, em matérias relacionadas ao orçamento;
XX – elaborar e orientar a adequação do plano orçamentário e dos seus demonstrativos às necessidades do IPREV/MA;
XXI – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas, em sua área de atuação.
Seção V
Da Assessoria De Controle Interno
Art. 10. À Assessoria de Controle Interno, titularizada pelo Chefe da Assessoria de Controle Interno, unidade orgânica de controle e fiscalização de assessoramento direto ao Presidente, compete:
I – elaborar, realizar e acompanhar o Plano Anual de Controle Interno;
II – oferecer orientação preventiva aos gestores do IPREV/MA contribuindo para identificação antecipada de riscos, para a adoção de medidas e estratégias da gestão voltadas à correção de falhas, aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse público;
III – apoiar o aperfeiçoamento das práticas administrativas do IPREV/MA;
IV- orientar gestores quanto à utilização e prestação de contas de recursos transferidos às entidades públicas e privadas por meio de convênios, acordos, termos de parceria e instrumentos congêneres;
V- assessorar e orientar os gestores quanto ao cumprimento das normas de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial referentes a aposentadorias e pensões;
VI – verificar a observância dos limites e das condições para a inscrição em restos a pagar;
VII – informar ao Presidente do IPREV/MA, sem prejuízo do estabelecido no inciso XII, sobre o andamento e os resultados das ações e atividades realizadas na Assessoria de Controle Interno, bem como de possíveis irregularidades encontradas no âmbito da gestão do Instituto;
VIII – apresentar, trimestralmente, até o décimo quinto dia útil do mês subsequente, relatório gerencial das atividades desenvolvidas no período e ao término do exercício, relatório anual consolidado das atividades;
IX – monitorar a execução do ciclo orçamentário e a utilização dos recursos públicos, dando ciência de eventuais anormalidades ao Presidente do IPREV/MA e aos gestores responsáveis;
X – acompanhar as recomendações da secretaria que exerça a função de Controle e as decisões do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão concernentes às atividades do Instituto, assessorando os gestores responsáveis e o Presidente do IPREV/MA a fim de dar cumprimento aos prazos devidos;
XI – dar ciência ao Presidente dos atos ou fatos com indícios de ilegalidade ou irregularidade praticados por agentes públicos ou privados na utilização de recursos públicos, sem prejuízo da comunicação aos gestores responsáveis à adoção das medidas necessárias à resolução do problema apontado;
XII – atender às demandas da secretaria que exerça a função de Controle, inerentes às atividades de sua competência;
XIII – acompanhar todas as emissões dos Demonstrativos e Certificações exigidas pela legislação vigente;
XIV – participar dos programas de capacitação e das reuniões promovidos pela secretaria que exerça a função de Controle;
XV – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 11. As conclusões da Assessoria de Controle Interno serão condensadas em Relatório que constituirá o documento final dos trabalhos realizados e será encaminhado, para conhecimento e providências cabíveis, ao Presidente.
Art. 12. Os dirigentes das unidades do IPREV/MA devem proporcionar à Assessoria de Controle Interno amplas condições para o exercício de suas funções, permitindo-lhes livre acesso às informações, às dependências, às instalações, aos bens, aos títulos, aos documentos e aos valores, mediante comunicação prévia do Titular da Assessoria de Controle Interno.
Art. 13. As demandas de informações e providências emanadas pelas Assessoria de Controle Interno, Jurídicas e Ouvidoria terão, nesta ordem, prioridade administrativa e sua recusa ou atraso injustificado importará em representação para os órgãos superiores.
§ 1º Poderão os Chefes das Assessorias elencadas no caput solicitar especialista com notório saber quando da realização de inspeções e consultas, se houver necessidade.
§ 2º Os Corpos Técnicos lotados e em exercício nas Assessorias elencadas no caput estão habilitados a proceder a levantamentos e colher informações, indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições.
CAPÍTULO VI
DO COMITÊ DE INVESTIMENTO
Art. 14. O Comitê de Investimento é unidade orgânica colegiada e de assessoramento auxiliar no processo decisório quanto à formula- ção e execução da Política de Investimento do FEPA e de assessoramento direto ao Presidente.
Art. 15. O Comitê de Investimento será constituído por 5 (cinco) membros titulares:
I – Presidente do IPREV/MA, como seu Presidente;
II – Diretor responsável pelo Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria – FEPA; e,
III – 3 (três) servidores integrantes do quadro do IPREV/MA designados por ato do seu Presidente.
Art. 16. Compete ao Comitê de Investimento:
I – analisar e propor estratégias de investimentos conforme a Política de Investimentos e a legislação vigente;
II – propor modificações, quando necessário, à Política Anual de Investimentos, submetendo-a ao Conselho Administrativo do FEPA – CONFEPA;
III – traçar estratégias de composição de ativos e sugerir sobre alocação de recursos;
IV – analisar a conjuntura, cenários e perspectivas do mercado financeiro;
V – avaliar riscos potenciais que podem impactar na carteira de investimentos;
VI – apresentar bimestralmente relatório consolidado dos Investimentos ao CONFEPA;
VII – debater bimestralmente o desempenho dos investimentos frente à meta atuarial de rentabilidade;
VIII – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 17. O presidente do Comitê de Investimentos tem as seguintes atribuições:
I – conduzir os trabalhos nas reuniões ordinárias ou extraordinárias;
II – propor a pauta a ser discutida em cada reunião;
III – designar tarefas aos outros membros do comitê;
IV – disponibilizar extratos, demonstrativos de movimentação, documentação de produtos financeiros e quaisquer outros materiais pertinentes às discussões do Comitê; e,
V – participar das reuniões.
Art. 18. Para a consecução dos objetivos do Comitê de Investimentos, o Órgão Gestor do Regime Próprio de Previdência Social (RPPS) deverá:
I – fornecer mensalmente, aos membros do Comitê de Investimentos, demonstrativo de aplicação e rentabilidade dos investimentos do RPPS;
II – fornecer, aos membros do Comitê de Investimentos, material que possa contribuir para o melhor entendimento das aplicações financeiras e/ou da situação do mercado financeiro;
III – propiciar a participação dos membros em palestras, reuniões, seminários e outros eventos sobre os mercados financeiros e de capitais.
Art. 19. Os estudos eventualmente utilizados para subsidiar as opiniões do Comitê de Investimentos acerca das propostas de investimento e de desinvestimentos deverão ter como requisitos mínimos, obrigatoriamente, todos os tópicos de análise prévia previstos na legislação aplicável aos RPPS e na Política de Investimentos, tais como:
I – análise sobre o enquadramento na legislação vigente sobre o produto proposto;
II – potencial de retorno;
III – riscos envolvidos no investimento, tais como: mercado, crédito, liquidez legal, entre outros;
IV – impacto na carteira de investimentos do RPPS.
Art. 20. O Comitê de Investimentos encaminhará ao CONFEPA até o dia 30 de novembro de cada exercício a proposta de Política de Investimentos para o ano civil subsequente.
Art. 21. O Comitê de Investimentos reunir-se-á baseado em calendário anual previamente aprovado por seus membros, ordinariamente, em datas preestabelecidas, mensal e, extraordinariamente, mediante convocação do seu presidente ou por requerimento assinado pela maioria simples dos seus membros. Art. 22. Das reuniões do Comitê de Investimentos serão lavradas atas circunstanciadas contendo as matérias discutidas e os resultados das votações.
§ 1º A ata da reunião do Comitê de Investimentos deverá conter, no mínimo, os seguintes aspectos:
I – nome dos participantes;
II – itens discutidos pertencentes à pauta ordinária e/ou extraordinária;
III – deliberações tomadas, mencionando-se as manifesta- ções e posicionamentos de seus membros sobre as matérias apreciadas e deliberadas;
IV – anexo composto dos estudos, análises técnicas e qualquer outro material que tenha subsidiado as deliberações do Comitê de Investimentos.
§ 2º As propostas de investimento recusadas pelo Comitê de Investimentos devem ficar consignadas na ata de reunião juntamente com as razões que levaram a essa decisão.
§ 3º As deliberações do Comitê de Investimentos ocorrerão por maioria simples, cabendo ao Presidente decidir em caso de empate.
§ 4º As decisões do Comitê de Investimentos serão pautadas pelas legislações previdenciárias e de atos normativos do Conselho Monetário Nacional (CMN), do Ministério da Previdência Social, do Banco Central do Brasil e dos demais órgãos fiscalizadores.
CAPÍTULO VII
DA OUVIDORIA
Art. 23. À Ouvidoria, titularizada pelo Chefe da Ouvidoria, unidade orgânica de assessoramento direto ao Presidente, compete:
I – elaborar, realizar e acompanhar o Plano Anual de Ouvidoria;
II – oferecer orientação preventiva aos gestores do IPREV/ MA, contribuindo para identificação antecipada de informações, para a adoção de medidas e estratégias da gestão, voltadas à otimização de informações, aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse público;
III – apoiar o aperfeiçoamento das práticas informativas do IPREV/MA;
IV – orientar gestores quanto à construção das informações para o cidadão, entidades públicas e privadas, por meio dos canais e sistemas oficiais informativos;
V – assessorar e orientar os gestores quanto ao cumprimento dos prazos para fornecimentos de informações solicitadas pelos canais e sistemas oficiais de informação;
VI – ouvir, acolher, analisar e encaminhar as reclamações, sugestões e denúncias recebidas pertinentes ao IPREV/MA, de segurados, de órgãos públicos, de entidades representativas dos segurados e do público em geral;
VII – atender, com cortesia e respeito, a questão apresentada, afastando-se de qualquer discriminação ou pré-julgamento;
VIII – promover o registro no sistema informatizado definido pelo órgão superior, das reclamações, elogios, denúncias, sugestões e demais manifestações acerca de ações de agentes públicos, órgãos e unidades do IPREV/MA, zelando pela sua integridade;
IX – promover a remessa das informações de interesse do usuário ao seu destinatário;
X – promover o encaminhamento das manifestações recebidas à área competente do órgão ou da entidade em que se encontra e estabelecer prazos, acompanhando a sua apreciação;
XI – promover o resguardo do sigilo das informações recebidas;
XII – promover o estabelecimento e acompanhamento do cumprimento dos prazos para o atendimento das demandas formuladas pelas áreas do IPREV/MA;
XIII – propor melhorias objetivando a elevação da eficiência administrativa e de atendimento aos segurados;
XIV – elaborar e encaminhar relatórios contendo dados estatísticos relativos às reclamações, críticas e sugestões recebidas, encaminhando-os aos fóruns de governança e à Presidência do IPREV/MA;
XV – promover a avaliação dos índices de satisfação dos beneficiários em relação ao atendimento e aos serviços prestados;
XVI – promover a manutenção das informações e estatísticas referentes às suas atividades atualizadas, além de promover o acompanhamento às providências solicitadas, cobrando soluções e mantendo o usuário informado sobre suas demandas;
XVII – responder, com clareza, as manifestações dos usuários, no menor prazo possível;
XVIII – promover o acesso à Ouvidoria, simplificando seus procedimentos e agindo com imparcialidade;
XIX – articular-se, sistematicamente, com a Ouvidoria Geral do Estado, fornecendo respostas às questões apresentadas e participando de reuniões técnicas, sempre que convidado;
XX – participar de atividades que exijam ações conjugadas das unidades integrantes da rede de ouvidorias públicas do Estado do Maranhão visando o aprimoramento do exercício das atividades que lhes são comuns, além de prestar apoio ao órgão superior, na implantação de funcionalidades necessárias ao exercício das atividades de ouvidoria;
XXI – elaborar e encaminhar ao órgão de vinculação e à Presidência do IPREV/MA dados consolidados e sistematizados do andamento e do resultado das manifestações recebidas;
XXII – prestar apoio ao órgão superior na implantação de funcionalidades necessárias ao exercício das atividades de ouvidoria;
XXIII – identificar oportunidades de melhorias na prestação dos serviços públicos e propor soluções;
XXIV – coordenar ações relacionadas à Lei de Acesso à Informação do Estado do Maranhão;
XXV – exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
CAPÍTULO VIII
DAS COMPETÊNCIAS DAS UNIDADES DE SUPORTE OPERACIONAL
Art. 24. À Diretoria Administrativo-Financeira, unidade orgânica de suporte operacional, de comando e supervisão, compete:
I – planejar e coordenar as atividades de recursos humanos, administrativas, financeiras e de tecnologia da informação;
II – formular e supervisionar a política de recursos humanos, formação, qualificação e treinamento dos servidores do IPREV/MA;
III – coordenar a contabilidade geral, a prestação de contas e a elaboração dos demonstrativos econômico-financeiros;
IV – coordenar a gestão financeira e sua execução no IPREV/MA;
V – formular o plano de administração e controle dos bens patrimoniais móveis e equipamentos do IPREV/MA;
VI – coordenar ações de planejamento, de gestão e de manutenção dos sistemas e equipamentos do RPPS/MA;
VII – planejar e supervisionar a execução de contratos e de convênios;
VIII – definir o plano de contas contábeis, as demonstrações financeiras, a prestação de contas, as baixas contábeis, a alienação de bens do ativo permanente, para prévia manifestação do Presidente;
IX – coordenar a regularidade dos demonstrativos de natureza obrigatória que versem sobre a temática administrativa, financeira, orçamentária e contábil do IPREV/MA para atender aos órgãos reguladores e supervisores;
X – elaborar e emitir os demonstrativos contábeis, conforme legislação vigente;
XI – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 25. À Coordenadoria Administrativa, unidade orgânica de suporte operacional e de direção, compete:
I – coordenar, supervisionar e controlar a execução das atividades, relativas aos recursos humanos e logística;
II – promover rotinas para recebimento, arquivamento e desarquivamento de toda a documentação do IPREV/MA, zelando pelo seu sigilo e confidencialidade;
III – formular fluxos sobre a tramitação de processos administrativos, de documentos e de correspondências;
IV – analisar e encaminhar para pagamento as custas de manutenção do IPREV/MA;
V – analisar e controlar a execução das atividades de manutenção de máquinas e de equipamentos;
VI – promover a administração de pessoal e o desenvolvimento de recursos humanos, por meio dos processos de seleção, de treinamento, de capacitação, de lotação e de remanejamento de pessoal;
VII – planejar, coordenar e controlar as atividades relativas à aquisição de material de consumo, de equipamentos e de material permanente;
VIII – promover estudos objetivando o aprimoramento e a racionalização da gestão patrimonial;
IX – coordenar os procedimentos de responsabilização quanto aos bens patrimoniais e distribuição aos respectivos setores;
X – planejar, coordenar e controlar atividades relativas à contratação de serviços;
XI – coordenar os serviços de transporte, de segurança, de conservação e de limpeza;
XII – acompanhar os contratos e convênios, bem como, seus aditamentos e cancelamentos;
XIII – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 26. À Divisão de Recursos Humanos, unidade orgânica de suporte operacional e de execução, compete:
I – elaborar e controlar a atualização dos assentamentos funcionais dos servidores ativos, efetivos e comissionados, bem como dos membros do Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria – CONFEPA e do Conselho Fiscal;
II – elaborar, analisar e executar as atividades relativas à folha de pagamento, normal e suplementar dos servidores ativos;
III – orientar e acompanhar o plano de formação, de qualificação e de treinamento dos servidores lotados no IPREV/MA;
IV – informar a frequência dos servidores requisitados aos órgãos de origem e dos estagiários;
V – acompanhar e gerenciar a frequência dos servidores, orientando os setores quanto à legislação vigente;
VI – acompanhar e manter atualizados os registros de atos relativos aos servidores ativos e aos comissionados;
VII – orientar os servidores quanto à concessão de direitos e ao cumprimento de deveres funcionais;
VIII – analisar e identificar, juntamente com a Assessoria de Planejamento e Ações Estratégicas, as necessidades de capacitação e reciclagem dos servidores, que atuem nos diversos setores do IPREV/MA;
IX – controlar, organizar e manter atualizada a legislação relativa à gestão de pessoas;
X – gerenciar o fornecimento de informações anuais de rendimentos pagos para os servidores ativos do IPREV/MA;
XI – elaborar e encaminhar: a Guia de Informações GEFIP/ SEFIP, a DIRF e a RAIS;
XII – executar outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 27. À Divisão de Logística, unidade orgânica de suporte operacional e de execução, compete:
I – gerenciar e executar as atividades relacionadas ao recebimento, à conferência, à classificação, ao controle, à guarda e à distribuição de material de consumo e permanente;
II – acompanhar e manter atualizado o registro e o cadastro de fornecedores de materiais;
III – elaborar os processos de aquisições de materiais de consumo e permanentes, conforme as demandas dos diversos setores do IPREV/MA;
IV – acompanhar e viabilizar a contratação de serviços, segundo as necessidades do IPREV/MA;
V – elaborar pesquisas, mapeamentos, identificações de necessidades e atividades afins, referentes aos processos de aquisição de materiais e contratações de serviços;
VI – orientar e seguir rotinas de aquisições de materiais e contratações de serviços, conforme legislação pertinente;
VII – controlar e registrar as movimentações de materiais de consumo e de bens patrimoniais;
VIII – controlar e manter atualizada a documentação e os sistemas de controle, relativa à aquisição, à guarda e à distribuição de materiais de consumo e permanente;
IX – acompanhar o armazenamento, a organização, o fornecimento, a segurança e a preservação do estoque de material, procedendo ao seu controle físico e financeiro;
X – gerenciar a manutenção dos bens móveis e imóveis do IPREV/MA;
XI – acompanhar, controlar e manter atualizados os registros, além de cumprir os procedimentos relacionados à aquisição, à incorporação e desincorporação de bens patrimoniais e à transferência de bens móveis, pertencentes à carga geral do IPREV/MA;
XII – elaborar o cadastramento, a autuação e a tramitação de processos e de documentos;
XIII – controlar o recebimento e a expedição de correspondências;
XIV – controlar a entrega e o recebimento de malotes;
XV – acompanhar e distribuir processos administrativos e documentos;
XVI – orientar quanto às normas de sigilo da documentação de natureza reservada ou confidencial;
XVII – acompanhar as atividades de reprodução de documentos;
XVIII – avaliar o arquivamento e desarquivamento de processos e documentos, conforme tabela de temporalidade para destinação final com vistas à eliminação ou guarda permanente;
XIX – acompanhar e controlar a utilização dos veículos automotivos lotados no IPREV/MA;
XX – acompanhar a prestação de serviços de energia elétrica, de água, de esgoto e de outros, pertinentes ao funcionamento do IPREV/MA;
XXI – gerenciar a prestação dos serviços de limpeza, de higienização, de conservação e de vigilância de bens e espaços físicos;
XXII – acompanhar as atividades de manutenção das instalações;
XXIII – controlar a utilização das salas de reuniões e auditório;
XXIV – executar outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 28. À Coordenadoria Financeira, unidade orgânica de suporte operacional e de direção, compete:
I – coordenar, supervisionar e dirigir a execução das atividades relacionadas à contabilidade geral, orçamento e finanças do IPREV/MA;
II – formular manifestação na elaboração da proposta orçamentária e confeccionar a prestação de contas do IPREV/MA;
III – supervisionar a execução dos programas de trabalho e suas naturezas, visando à efetivação;
IV – supervisionar a gestão financeira das receitas, das despesas, dos atos e fatos que impactam ou afetam o resultado econômico e financeiro do IPREV/MA;
V – promover a guarda e o controle dos valores, das garantias e dos demais bens ou títulos que estejam sobre a responsabilidade do IPREV/MA;
VI – promover a elaboração de relatórios gerenciais das atividades realizadas;
VII – formular a instrução de processos referentes à execução das despesas de custeio;
VIII – acompanhar e atualizar o relatório, consignando o rol de responsáveis do IPREV/MA;
IX – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 29. À Divisão de Execução Orçamentária e Controle Financeiro, unidade orgânica de suporte operacional e de execução, compete:
I – elaborar o relatório da posição orçamentário-financeira do IPREV/MA;
II – acompanhar e controlar os procedimentos relativos à execução financeira e orçamentária do IPREV/MA;
III – controlar o registro das dotações orçamentárias e os créditos adicionais;
IV – acompanhar e gerenciar os procedimentos necessários ao recebimento dos repasses financeiros;
V – elaborar o pagamento da folha dos servidores ativos do IPREV/MA e demais compromissos financeiros do IPREV/MA;
VI – acompanhar e gerenciar o pagamento referente às decisões judiciais;
VII – elaborar os pagamentos, depósitos bancários e recebimento de valores;
VIII – gerenciar as contas bancárias e a disponibilidade de caixa; IX – elaborar conciliação bancária;
X – controlar e acompanhar cadastro atualizado do IPREV/ MA junto às instituições financeiras, aos cartórios e aos órgãos tributários e fiscais;
XI – gerenciar a classificação contábil dos atos e fatos administrativos;
XII – gerenciar e analisar a documentação destinada à contabilização, assegurando sua correção;
XIII – analisar, controlar e proceder aos registros contábeis, os atos e fatos administrativos de natureza orçamentária, financeira e patrimonial das operações realizadas pelo IPREV/MA;
XIV – acompanhar e gerenciar a escrituração contábil, propondo as adequações necessárias para atender as normas aplicáveis ao RPPS;
XV – registrar e manter controle das baixas de adiantamentos e pagamentos antecipados, concedidos a servidores;
XVI – registrar a prestação de contas de suprimento de fundos;
XVII – promover as conciliações das contas contábeis;
XVIII – providenciar a elaboração de balancetes, balanços e demonstrativos de natureza financeira, orçamentária e patrimonial;
XIX – elaborar relatório de suas atividades, em periodicidade previamente estabelecida ou sempre que requerido;
XX – expedir documentos e declarações obrigatórias e específicas da sua área de atuação;
XXI – acompanhar a legislação aplicável aos tributos relacionados ao IPREV/MA;
XXII – calcular os tributos legais decorrentes das atividades do IPREV/MA;
XXIII – confeccionar e encaminhar, dentro de suas competências, as obrigações assessórias junto à Receita Federal, como, por exemplo, o DCTF;
XXIV – acompanhar periodicamente a regularidade fiscal do IPREV/MA;
XXV – atender, dentro de suas competências, os órgãos fiscalizadores, estaduais e federais;
XXVI – encaminhar anualmente à Divisão de Recursos Humanos, relatório de retenção de Imposto de Renda Retido na Fonte para DIRF;
XXVII – elaborar a prestação de contas trimestral;
XXVIII – providenciar a apuração de superávit financeiro de fontes próprias;
XXIX – organizar a Prestação de Contas Anual do Ordenador de Despesa;
XXX – executar outras atividades que lhe foram atribuídas, em sua área de atuação.
Art. 30. À Divisão de Contratos e Convênios, unidade orgânica de suporte operacional e de execução, compete:
I – conferir e controlar os contratos e convênios celebrados pelo IPREV, de acordo com a legislação vigente;
II – cuidar do controle e manutenção dos arquivos de documentos relativos aos convênios em seus respectivos períodos de validade, visando criar base de dados da documentação existente no setor ou fora dele, para atendimento de quaisquer consultas e verificações;
III – acompanhar a execução orçamentária e financeira dos convênios e acordos firmados com a Secretaria;
IV – controlar os saldos das despesas relacionadas aos contratos e aos convênios;
V – efetuar as prestações de contas de convênios, acordos ou ajustes firmados com o IPREV ou dos quais seja ele o órgão executor;
VI – emitir parecer referente à regularidade da prestação de contas de convênios e acordos, quando aplicável;
VII – acompanhar e registrar a execução de contratos, convênios, ajustes e outras obrigações de natureza contínua;
VIII – confeccionar minutas de acordos e convênios para posterior aprovação da assessoria jurídica;
IX – realizar a publicação dos extratos de contratos, aditivos, acordos e convênios no DOE-MA, posterior à assinatura dos mesmos;
X – gerenciar a execução dos relatórios de execução dos contratos e convênios existentes no IPREV/MA; XI – executar outras atividades que lhe foram atribuídas em sua área de atuação.
Art. 31. À Coordenadoria de Tecnologia da Informação, unidade orgânica de suporte operacional e de direção, compete:
I – supervisionar, coordenar e controlar atividades de informática;
II – orientar os estudos que subsidiem o acompanhamento, a aquisição, a avaliação e a manutenção dos softwares destinados ao IPREV/MA;
III – gerenciar a infraestrutura do parque tecnológico necessário ao funcionamento do IPREV/MA;
IV – acompanhar a atualização da documentação técnica dos sistemas de Tecnologia da Informação – TI;
V – gerenciar e dar suporte operacional aos usuários dos sistemas de informática;
VI – acompanhar, controlar e orientar quanto às melhores prá- ticas na utilização e preservação dos equipamentos e programas de informática, bem como dos sistemas de informação;
VII – elaborar levantamento quanto às necessidades das atividades de informática;
VIII – acompanhar o planejamento da estrutura de navegação ao sítio eletrônico para comunicação via Internet, entre o público e o IPREV/MA;
IX – acompanhar o desenvolvimento e a manutenção de aplicativos;
X – orientar a proposição de normas e critérios de controle, assim como desenvolver atividades de disseminação de informações automatizadas e o acesso às bases de dados disponíveis;
XI – orientar, coordenar e controlar as atividades relativas aos sistemas de segurança da informação;
XII – controlar, implantar e executar programa de contingência, frente aos riscos inerentes às áreas de comunicação e TI;
XIII – executar outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
CAPÍTULO IX
DA COMISSÃO SETORIAL DE LICITAÇÃO
Art. 32. Compete à Comissão Setorial de Licitação CSL, unidade orgânica de suporte operacional e de execução, em conformidade com a Lei Federal n° 8.666/93, processar e julgar as licitações referentes às aquisições de bens, alienações, contratações de serviços, obras e locações no âmbito do IPREV/MA.
Art. 33. A Comissão Setorial de Licitação terá as seguintes competências:
I – receber o projeto básico/termo de referência, devidamente autorizado pela autoridade superior, escolhendo a modalidade a ser adotada, em conformidade com os critérios previstos na Lei Federal nº 8.666/93 e demais legislações pertinentes, formando o processo administrativo licitatório;
II – elaborar os editais e manifestações nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação, em conformidade com o pedido formulado pela unidade do IPREV/MA interessada na aquisição do bem ou serviço ou obra, utilizando quando necessário, o assessoramento técnico exigível;
III – encaminhar o processo para elaboração e emissão do parecer jurídico sobre a minuta do edital e seus anexos;
IV – receber o processo originário da Assessoria Jurídica, efetuando os ajustes, quando necessários;
V – fazer a divulgação da licitação por meio dos instrumentos próprios;
VI – formar e acompanhar o processo administrativo licitatório, observando todos os requisitos legais necessários;
VII – prestar esclarecimentos sobre impugnações apresentadas por interessados quanto aos termos do edital, recorrendo às equipes técnicas setoriais, quando necessário;
VIII – abrir os envelopes de documentação para a habilitação na data, local e horário estabelecidos no edital e julgar os documentos contidos nos envelopes;
IX – tornar público o resultado da habilitação, devolvendo aos inabilitados os envelopes contendo as propostas de preços, devidamente lacrados;
X – instruir recursos, relativos à fase de habilitação, e submetê-los à autoridade superior para decisão;
XI – resolver sobre qualquer incidente na fase de habilitação, recorrendo às equipes técnicas setoriais, quando necessário;
XII – abrir os envelopes de propostas dos habilitados após resolvidos os recursos da fase de habilitação;
XIII – examinar se as propostas estão em conformidade com as especificações estabelecidas no edital;
XIV – proceder à escolha do vencedor de acordo com os crité- rios de julgamento previstos no edital, recorrendo às equipes técnicas setoriais, quando necessário;
XV – elaborar e publicar a lista dos que forem classificados, seguindo a ordem crescente de classificação;
XVI – instruir recursos relativos à fase de classificação e submetê-los à autoridade superior para decisão;
XVII – encaminhar à autoridade superior a homologação do processo, após adjudicação do objeto vencedor da licitação;
XVIII – publicar o resultado e encaminhar o processo licitatório para a área responsável elaborar o contrato definitivo;
XIX – tramitar os processos de aquisição nos Sistemas de Aquisições Governamentais, quando exigível;
XX – disponibilizar meios tecnológicos, estruturais e materiais para realização da sessão;
XXI – tomar conhecimento dos aditivos realizados em contratos decorrentes de licitações, dispensas e de inexigibilidades realizadas pela CSL;
XXII – exercer outras atividades compatíveis com a finalidade da CSL.
Art. 34. Constituem atribuições exclusivas do Presidente da CSL do IPREV/MA:
I – representar oficialmente a Comissão, prestando as informações que se fizerem necessárias;
II – aprovar a programação das licitações e as pautas das reuniões;
III – controlar a participação dos membros da Comissão e convocar, alternadamente, quando necessário, os suplentes;
IV – convocar equipes técnicas setoriais, dependendo da natureza da licitação, da qualidade, da complexidade ou especialização do bem, obra ou serviço em licitação, para participação do procedimento licitatório que a motivou, quando necessárias;
V – resolver sobre esclarecimentos/impugnações apresentados por interessados quanto aos termos do edital, submetendo, caso necessário, sua deliberação à autoridade superior, e modificá-lo quando procedente a impugnação;
VI – convocar e presidir as reuniões, abrir e encerrar as sessões;
VII – coordenar os trabalhos, promovendo os meios necessários para o funcionamento da Comissão e o exato cumprimento das Leis, Decretos, Regulamentos e Instruções relativos aos procedimentos licitatórios;
VIII – promover diligências, determinadas a esclarecer ou complementar a instrução dos processos licitatórios;
IX – encaminhar à autoridade superior os recursos devidamente instruídos para decisão;
X – propor à autoridade superior o processo para homologação, após a adjudicação do objeto vencedor da licitação; e, XI – apresentar à autoridade superior relatório anual dos trabalhos realizados pela Comissão.
Art. 35. Os membros efetivos da Comissão Setorial de Licitação do IPREV/MA terão exclusivamente as seguintes atribuições:
I – receber, registrar e controlar a movimentação de processos submetidos à Comissão;
II – secretariar os trabalhos da Comissão e lavrar atas das reuniões;
III – prestar informação de caráter público quando autorizado pelo Presidente da Comissão Permanente de Licitação do IPREV/MA;
IV – manter arquivo atualizado de todas as Atas, documentos e papéis da Comissão Setorial de Licitação do IPREV/MA;
V – organizar e manter atualizada toda a legislação relativa às licitações e contratos administrativos ou de outras matérias, que interessem aos trabalhos da Comissão Setorial de Licitação do IPREV/MA; e,
VI – prestar assessoria ao Presidente da Comissão Setorial de Licitação do IPREV/MA relativo às matérias submetidas a seu exame, dados de jurisprudência, levantamentos estatísticos e outros elementos informativos necessários ao andamento dos processos.
Art. 36. Aos membros suplentes da Comissão Setorial de Licitação do IPREV/MA compete substituir os membros efetivos em todas as suas atribuições mediante convocação do Presidente da Comissão Setorial de Licitação.
Art. 37. O Presidente será substituído em suas ausências por um dos membros efetivos, devendo a informação da substituição ficar anexa aos autos do processo licitatório.
CAPÍTULO X
DAS COMPETÊNCIAS DAS UNIDADES DE ATUAÇÃO PROGRAMÁTICA
Art. 38. À Diretoria de Previdência Pública Estadual, unidade orgânica de atuação programática e de comando e supervisão, compete:
I – planejar, organizar e controlar a execução das atividades de suas unidades orgânicas;
II – definir procedimentos de concessão e de revisão dos benefícios previdenciários, de responsabilidade do IPREV/MA, para deliberação do Presidente;
III – coordenar procedimentos relativos à aquisição ou perda de condição de dependente do segurado para deliberação pelo Presidente;
IV – coordenar procedimentos relativos à permanência da incapacidade nos benefícios concedidos por invalidez permanente para deliberação do Presidente;
V – coordenar o planejamento da previdência, no âmbito do IPREV/MA, bem como, o atendimento aos beneficiários e segurados;
VI – coordenar, mensalmente, a apresentação de relatórios das atividades de sua área de atuação, com vistas ao Presidente;
VII – encaminhar ao Presidente informações a serem prestadas ao Conselho Administrativo do FEPA, quando solicitado;
VIII – coordenar a atuação da Diretoria nas ações de integração entre os sistemas informatizados de recursos humanos;
XIX – coordenar a participação da Diretoria nas ações de planejamento, desenvolvimento, implantação e manutenção de sistemas de extração de informações gerenciais, em tempo real, bem como, de consolidação de dados para análise e tomada de decisões, nos âmbitos táticos e estratégicos;
X – formular normas e procedimentos padronizados para as atividades dos setores que lhe são diretamente subordinados;
XI – expedir as Certidões/Declarações de Tempo de Contribuição;
XII – coordenar o estabelecimento da política de gestão e controle das bases de dados cadastrais previdenciárias;
XIII – pronunciar-se em processos administrativos de abono de permanência;
XIV – coordenar o estabelecimento da política de gestão e controle para a concessão dos benefícios previdenciários;
XV – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 39. À Coordenadoria de Análise de Processos de Aposentadorias, unidade orgânica de atuação programática e de direção e execução, compete:
I – analisar e emitir nota técnica sobre os processos de concessão e de revisão de aposentadorias, de responsabilidade do IPREV/MA;
II – formular os demonstrativos exigidos pelos órgãos de supervisão e fiscalização do RPPS/MA, que tratem de dados cadastrais, informações sobre aposentadorias e base contributiva;
III – supervisionar os processos relativos à concessão ou à perda da condição de aposentado, exarando parecer opinativo;
IV – analisar, acompanhar e controlar os processos de concessão de aposentadorias;
V – coordenar o atendimento aos servidores ativos e aos aposentados;
VI – cumprir os procedimentos encaminhados por determinações judiciais no que se refere à aposentadorias e abono de permanência;
VII – orientar a aplicação das normas relativas a aposentadorias;
VIII – gerenciar e manter atualizado o cadastro da legislação local e federal sobre aposentadorias;
XIX – analisar e emitir parecer em processos de concessão de Abono Permanência;
X – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 40. À Coordenadoria de Análise de Processos de Pensão, unidade orgânica de atuação programática e de direção e execução, compete:
I – analisar e emitir parecer sobre os processos de concessão e de revisão de pensões, de responsabilidade do IPREV/MA;
II – supervisionar os processos relativos à concessão ou à perda da condição de pensionista, exarando parecer opinativo;
III – analisar, acompanhar e controlar os processos de concessão de pensões;
IV – coordenar o atendimento aos servidores ativos e pensionistas;
V – cumprir os procedimentos encaminhados por determinações judiciais, no que se refere a pensões;
VI – orientar a aplicação das normas relativas a pensões;
VII – gerenciar e manter atualizado a legislação local e federal sobre pensões;
VIII – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 41. À Coordenadoria de Cadastro Previdenciário, unidade orgânica de atuação programática e de direção e execução, compete:
I – proceder a correções no Sistema, no que diz respeito ao Cadastro Previdenciário;
II – executar e controlar as atividades do Sistema de Cadastro Previdenciário;
III – expedir Declaração de utilização de tempo de serviço/ contribuição do servidor aposentado;
IV – expedir Certidão de Tempo de Contribuição de ex-servidores;
V – expedir Declaração de Tempo de Contribuição de ex-servidores, para fins de obtenção de benefícios;
VI – subsidiar a Diretoria com informações relativas às consultas formuladas pelo INSS ou outros regimes sobre a utilização do tempo de contribuição de ex-servidores;
VII – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 42. À Coordenadoria de Apoio ao Aposentado, unidade orgânica de atuação programática e de direção e execução, compete:
I – planejar, executar, coordenar e avaliar atividades culturais, socioeducativas, artísticas, recreativas e de lazer;
II – prestar assistência aos aposentados nas áreas da saúde, jurídica e social;
III – orientar os aposentados quanto a seus direitos;
III – organizar, coordenar, acompanhar e avaliar cursos, oficinas, passeios e outras atividades de interesse do aposentado;
IV – incentivar o processo de socialização e participação do aposentado, visando à vivência de uma aposentadoria ativa e saudável;
V – proporcionar ao aposentado, oportunidade de desenvolver atividades produtivas, visando à melhoria de renda e qualidade de vida;
VI – promover palestras e reuniões com aposentados para avaliar e refletir questões de seu interesse;
VII – fortalecer a participação social e política do aposentado, contribuindo para que possa assumir conscientemente o seu processo de envelhecimento, exercendo plenamente sua cidadania;
VIII – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
CAPÍTULO XI
DA DIRETORIA DE PAGAMENTOS DE BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS
Art. 43. À Diretoria de Pagamentos de Benefícios Previdenciários, unidade orgânica de atuação programática, de comando e supervisão, compete:
I – gerir as folhas de pagamento dos benefícios previdenciários dos segurados civis e militares, bem como dos pensionistas;
II – gerir a folha das pensões especiais;
III – subsidiar as informações a serem prestadas ao Ministério da Previdência Social para a emissão do Certificado de Regularidade Previdenciária – CRP;
IV – coordenar a interação com a Diretoria Administrativo Financeira nas ações de planejamento, gestão e manutenção de sistema informatizado, que contemple o cadastro de segurados do RPPS/MA;
V – supervisionar a integração e cruzamento das bases de dados cadastrais dos servidores públicos do Estado do Maranhão com os demais Entes Federativos, relativos a aposentadorias;
VI – coordenar o estabelecimento da política de gestão e controle para a inclusão, exclusão e manutenção das folhas de aposentadoria e pensão;
VII – formular os demonstrativos exigidos pelos órgãos de supervisão e fiscalização do RPPS/MA que tratem de dados cadastrais, informações sobre pensões;
VIII – coordenar o atendimento aos demonstrativos exigidos pelos órgãos de supervisão e fiscalização do RPPS/MA, que tratem de dados cadastrais, informações sobre benefícios e base contributiva;
XIX – coordenar o atendimento aos demonstrativos exigidos pelos órgãos de supervisão e fiscalização do RPPS/MA, que tratem de dados cadastrais, informações sobre benefícios e base contributiva; e,
X – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 44. À Coordenadoria de Pagamento de Aposentados, unidade orgânica de atuação programática, de direção e execução, compete:
I – elaborar a folha de pagamento dos servidores inativos civis e manter atualizado o cadastro no Sistema Informatizado de Recursos Humanos – SRH;
II – organizar e manter atualizados os dossiês dos servidores inativos civis;
III – implantar, alterar ou cancelar aposentadorias e vantagens na folha de pagamento, de acordo com o ato competente;
IV – manter o controle das cotas de salário-família dos inativos civis;
V – subsidiar e complementar as informações necessárias para a análise dos processos de revisão de proventos de servidores inativos civis; bem como em ações impetradas por eles;
VI – fazer recadastramento dos inativos civis, quando necessário;
VII – instrumentalizar e calcular processos de exercícios anteriores;
VIII coordenar os procedimentos para inclusão, exclusão e manutenção da folha de aposentadoria;
XIX – controlar e emitir os contracheques dos aposentados, quando solicitado;
X – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 45. À Coordenadoria de Pagamento de Pensionistas, unidade orgânica de atuação programática, de direção e execução, compete:
I – elaborar a folha de pagamento dos pensionistas e distribuir contracheques;
II – manter atualizado o cadastro de pensionistas no SRH;
III – fazer recadastramento quando necessário;
IV – implantar, alterar ou cancelar pensões e vantagens na folha de pagamento, de acordo com o ato competente;
V – controlar o pagamento de pensão;
VI – subsidiar e complementar as informações necessárias para a análise dos processos de revisão de pensão;
VII – coordenar os procedimentos para inclusão, exclusão e manutenção da folha de pensionistas;
VIII – coordenar os procedimentos para inclusão, exclusão e manutenção da folha dos pensionistas;
IX – instruir, analisar e calcular processos de exercícios anteriores; e,
X – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 46. À Coordenadoria de Pagamento dos Aposentados dos Poderes, unidade orgânica de atuação programática, de direção e execução, compete:
I – elaborar a folha de pagamento dos servidores militares inativos e aposentados do Poder Judiciário, Ministério Público, Tribunal de Contas e Assembleia Legislativa e manter atualizado o cadastro desses servidores no SRH;
II – organizar e manter atualizados os dossiês dos servidores militares inativos, que estejam sob sua guarda;
III – implantar, alterar ou cancelar reforma, reserva remunerada e vantagens na folha de pagamento, de acordo com o ato competente;
IV – manter o controle das cotas de salário-família dos servidores militares inativos;
V – subsidiar e complementar as informações necessárias para a análise dos processos de revisão de proventos de servidores inativos civis; bem como em ações impetradas por eles;
VI – fazer recadastramento, quando necessário;
VII – instruir, analisar e calcular restos a pagar em processos de exercícios anteriores;
VIII – coordenar os procedimentos para inclusão, exclusão e manutenção da folha de aposentadoria dos poderes;
IX – controlar e emitir os contracheques dos militares inativos e aposentados dos poderes, quando solicitado;
X – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
CAPÍTULO XII
DA DIRETORIA DO FUNDO ESTADUAL DE PENSÃO E APOSENTADORIAS FEPA
Art. 47. À Diretoria do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria, unidade orgânica de atuação programática, de comando e supervisão, compete:
I – proceder à interface com os Poderes do Estado, os órgãos autônomos, as autarquias e fundações públicas estaduais com o objetivo de solicitar e fornecer informações;
II – primar pela legalidade, segurança, rentabilidade e liquidez dos investimentos;
III – propor o inventário geral dos bens imóveis;
IV – orientar o Comitê de Investimento a respeito da disponibilidade financeira para aplicações e da necessidade de resgates para pagamento de obrigações;
V – coordenar as atividades de cobrança de arrecadação previdenciária dos servidores ativos, inativos e pensionistas; VI – coordenar o estabelecimento da política de gestão e controle da arrecadação das contribuições;
VII – definir e coordenar as ações necessárias ao atendimento dos critérios de emissão do Certificado de Regularidade Previdenciária CRP;
VIII – elaborar e emitir o Demonstrativos de Informações Previdenciárias e Repasses DIPR;
IX – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 48. À Coordenadoria de Execução Orçamentária do FEPA, unidade orgânica de atuação programática, de direção e execução, compete:
I – cumprir normas e procedimentos operacionais estabelecidos pela legislação em vigor;
II – elaborar as propostas de orçamento, programa anual e plurianual;
III – controlar os saldos orçamentários e financeiros do FEPA;
IV – propor ao órgão competente abertura de créditos adicionais ao orçamento do FEPA;
V – proceder à reprogramação orçamentária que se fizer necessária;
VI – acompanhar as despesas efetuadas com pagamento de aposentados e pensionistas do Estado, exceto as pensões especiais;
VII – registrar no SIAFEM ou outro sistema que vier substituí-lo os documentos referentes aos compromissos orçamentários e financeiros assumidos;
VIII – registrar no sistema oficial do Estado o pagamento dos benefícios previdenciários;
IX – liquidar as despesas;
X – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 49. À Coordenadoria de Controle Contábil-Financeiro do FEPA, unidade orgânica de atuação programática, de direção e execução, compete:
I – cumprir normas e procedimentos operacionais estabelecidos pela legislação em vigor;
II – realizar análise comparativa da receita arrecadada para subsidiar a elaboração de proposta orçamentária;
III – elaborar os demonstrativos financeiros do FEPA e a prestação de contas no final de cada exercício financeiro;
IV – emitir os boletos e controlar o recolhimento das taxas pertinentes à ocupação das pousadas do Centro Social;
V – controlar o recolhimento referente ao repasse da Compensação Previdenciária;
VI – analisar, mensalmente, os balancetes, fazendo os ajustes necessários;
VII – manter rigorosamente em dia o controle das contas bancárias;
VIII – controlar o recolhimento das contribuições previdenciárias;
IX – encaminhar, periodicamente, ao Ministério da Previdência Social e a Secretaria do Tesouro Nacional- STN, informações referentes às receitas e despesas do FEPA;
X – acompanhar, controlar e pagar as consignações oriundas das folhas de pagamento dos aposentados e pensionistas do FEPA;
XI – registrar, no SIAFEM ou outro sistema que vier substituí-lo, os lançamentos contábeis;
XII – acompanhar, controlar e registrar os repasses das contribuições à unidade gestora;
XIII – supervisionar a regularidade dos recolhimentos nos casos de afastamento, em que o servidor opte pelo recolhimento voluntário da contribuição da previdência social, nos termos da legislação vigente;
XIV – manter as disponibilidades financeiras vinculadas ao Fundo em contas específicas;
XV – planejar e acompanhar as ações desenvolvidas pelo FEPA;
XVI – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 50. À Divisão de Compensação Financeira, unidade orgânica de atuação programática e de execução, compete:
I – planejar, coordenar e controlar as atividades relacionadas à compensação previdenciária;
II – supervisionar as tarefas técnicas e administrativas para a operacionalização da compensação previdenciária e para a preservação e reconhecimento do tempo trabalhado entre regimes previdenciários, nos termos da legislação vigente;
III – supervisionar as atividades relacionadas à operacionalização do Sistema de Compensação Previdenciária – COMPREV, entre os Entes Federativos;
IV – coordenar, acompanhar e operacionalizar os cadastros, os acessos e as atividades relacionadas ao Sistema de Controle de Óbito – SISOBI;
V – analisar os processos de aposentadorias e de pensões, passíveis de compensação previdenciária;
VI – coordenar a elaboração de relatórios referentes ao recebimento de valores da compensação previdenciária;
VII – acompanhar a análise e a gestão sobre os processos de compensação requeridos pelo Instituto Nacional Seguridade Social – INSS;
VIII – gerenciar as atividades relacionadas à operacionalização do Sistema de Compensação Previdenciária – COMPREV entre os Entes Federativos;
IX – gerenciar o encaminhamento das informações ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS sobre óbitos que ocorrerem após a compensação previdenciária, por meio do Sistema de Controle de Óbito – SISOBI;
X – gerenciar a inserção de informações no sistema do INSS, visando à compensação previdenciária entre o RGPS e o RPPS;
XI – elaborar, para fins de compensação previdenciária, a certidão de tempo de serviço correspondente ao período em que o servidor aposentado tenha contribuído para o RGPS;
XII – gerenciar o encaminhamento ao INSS de todos os atos de aposentadorias e de pensões, passíveis de compensação previdenciária;
XIII – analisar a documentação dos processos de pessoal aposentado e de pensionistas, para efeito de compensação previdenciária;
XIV – gerenciar base informatizada com os dados necessários à operacionalização e recuperação dos valores relativos à compensação previdenciária;
XV – acompanhar, internamente, processos de aposentadoria e de pensão;
XVI – gerenciar as atividades relativas ao arquivamento de processos e de documentos;
XVII – controlar as certidões de averbações de tempo de serviço, utilizadas para aposentadoria em outros Entes da Federação, para fim de compensação previdenciária;
XVIII – gerenciar os processos de aposentadorias e de pensões passíveis de compensação previdenciária;
XIX – manter controle da documentação dos processos de aposentadoria e de pensão relativos à compensação previdenciária;
XX – executar outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 51. À Coordenadoria de Gestão Imobiliária, unidade orgânica de atuação programática e de direção e execução, compete:
I – conferir a exatidão dos registros efetuados pelos Cartórios de Imóveis;
II – controlar a liberação de hipotecas;
III – analisar a documentação que instrui os processos de financiamento;
IV – proceder a averbação das operações dos financiamentos concedidos junto à Seguradora;
V – manter atualizado o cadastro das operações seguradas;
VI – comunicar oficialmente os sinistros ocorridos;
VII – conferir a exatidão dos valores recolhidos a título de indenização;
VIII – subsidiar interposições de recursos junto à Seguradora;
IX – elaborar relatórios discriminando operações averbadas, sinistros ocorridos e sinistros indenizados;
X – preparar a liberação de garantia, em casos de sinistros com liquidação total;
XI – analisar os projetos, especificações técnicas e orçamentos nos casos de financiamentos individuais;
XII – orientar o segurado com relação ao registro dos contratos junto aos Cartórios de Imóveis;
XIII – controlar as liberações de parcelas de financiamentos imobiliários;
XIV – controlar as amortizações de financiamento em fase de retorno;
XV – expedir aviso de cobrança nos casos de inadimplência;
XVI – emitir carnê de pagamento de prestação de financiamento habitacional;
XVII – elaborar o cadastro de mutuários para habilitação junto ao Fundo de Compensação de Variações Salariais – FCVS;
XVIII – analisar os relatórios do FCVS;
XIX – habilitar junto ao FCVS os saldos devedores oriundos das quitações antecipadas e por término de prazo;
XX – apurar o custo final do financiamento e calcular as respectivas prestações;
XXI – conferir as inclusões no cadastro da seguradora das operações informadas;
XXII – propor à Procuradoria-Geral do Estado – PGE, por meio do IPREV/MA, a execução judicial de contratos de financiamentos, fornecendo elementos necessários à propositura da ação;
XXIII – solicitar à Caixa Econômica Federal a liberação de garantias;
XXIV – manter atualizada a avaliação dos bens imóveis do FEPA;
XXV – promover, mediante registro, o controle dos bens imóveis de propriedade do FEPA, concomitantemente com o IPREV/MA e com o órgão da Secretaria responsável pelos bens patrimoniais do Estado;
XXVI – acompanhar e controlar a locação dos imóveis do FEPA, tanto para o próprio Estado como para terceiros; e,
XXVII – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 52. À Coordenadoria Administrativa do Centro Social, unidade orgânica de atuação programática, de direção e execução, compete:
I – manter e conservar os imóveis do Centro Social;
II – organizar, controlar e coordenar as inscrições relativas às ocupações das pousadas do Centro Social dos Servidores do Estado;
III – manter atualizado o cadastro de usuários;
IV – manter o controle dos materiais e equipamentos existentes em cada pousada;
V – informar e fazer cumprir as normas de funcionamento das pousadas;
VI – manter o controle do funcionamento diário das pousadas, dependências esportivas, parque infantil e bosque do Centro Social;
VII – elaborar cronograma anual de atividades desportivas e de lazer do Centro Social;
VIII – programar, organizar e controlar as programações sociais voltadas para as ações de esportes e lazer do servidor público e seus dependentes; e,
XIX – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
Art. 53. À Divisão de Manutenção do Centro Social, unidade orgânica de atuação programática e de execução, compete:
I – coordenar, controlar, orientar e acompanhar as atividades relacionadas com os setores de manutenção do Centro Social, como segurança, limpeza e jardinagem;
II – coordenar e controlar a execução das atividades relacionadas às práticas esportivas;
III – explorar as áreas sob sua responsabilidade, observando eventuais anormalidades nas rotinas de serviço e nos ambientes do Centro Social;
IV – elaborar relatório mensal de informação de ocorrências com encaminhamento à Coordenadoria Administrativa do Centro Social;
V – elaborar mapas e demonstrativos do uso das instalações esportivas e recreativas, bem como das pousadas e das concessões de espaço para uso comercial ou particular;
VI – elaborar relatório mensal, por instalação, da receita e despesa do Centro Social;
VII – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
CAPÍTULO XIII
DA DIRETORIA DE PERÍCIAS MÉDICAS
Art. 54. À Diretoria de Perícias Médicas, unidade orgânica de atuação programática e de comando, supervisão e execução, diretamente subordinada ao Presidente, compete:
I – realizar exames de sanidade física e mental para avaliação da capacidade laborativa dos servidores públicos e dos candidatos ao ingresso no serviço público estadual;
II – expedir atestados e laudos médicos para fins previstos em lei;
III – realizar junta médica nos casos exigidos por lei;
IV – encaminhar laudos médicos e pareceres da junta médica para informação de áreas afins;
V – elaborar relatórios para controle interno e externo das atividades da Supervisão;
VI – realizar perícias médicas nos dependentes dos segurados do Regime Próprio de Previdência Social – RPPS para comprovação de invalidez permanente para fins de inclusão e/ou pensão, proferir a decisão final e emitir o competente laudo;
VII – realizar perícias médicas nos segurados do Regime Próprio de Previdência Social – RPPS para comprovação de invalidez permanente para fins de aposentadoria, proferir a decisão final e emitir o competente laudo;
VIII – expedir normas, instruções e comunicados de forma a orientar na realização de perícias médicas no interior do Estado, na fixação dos prazos e nos critérios a serem observados para correta avaliação da capacidade física e mental dos segurados do Regime Próprio de Previdência Social – RPPS;
IX – visar atestado médico particular ou de instituição previdenciária oficial, que concede ao servidor licença para tratamento de saúde de até 15 dias;
X – autorizar a realização de exames complementares para conclusão de exames médicos;
XI – avaliar as condições de trabalho para fins de apuração do grau de insalubridade e periculosidade;
XII – elaborar mapas diários para controle quantitativo das licenças;
XIII – controlar prontuários dos servidores;
XIV – credenciar médicos para exames e inspeções;
XV – supervisionar “in loco” o trabalho dos médicos credenciados nas Unidades Regionais;
XVI – executar outras atividades que lhe sejam determinadas dentro de sua área de atuação.
CAPÍTULO XIV
DAS ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS EM COMISSÃO
Seção I
Das Atribuições do Cargo de Presidente
Art. 55. Ao Presidente compete:
I – prestar assessoramento direto ao Governador do Estado do Maranhão e propor diretrizes para as políticas relativas à área de competência do IPREV/MA;
II – dirigir as atividades do IPREV/MA, expedindo orientações e normas, quando necessárias;
III – exercer a articulação política, na sua área de atuação, do Estado do Maranhão com a sociedade civil e com outros órgãos governamentais ou privados;
IV – representar o IPREV/MA, ativa e passivamente, observado o patrocínio judicial pela Procuradoria-Geral do Estado do Maranhão, quando for o caso;
V – conceder e rever os benefícios previdenciários de responsabilidade do IPREV/MA;
VI – adquirir, onerar, alienar bens e administrar o patrimônio, de acordo com as deliberações do Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria;
VII – autorizar a abertura, movimentação e encerramento de contas bancárias, juntamente com o Diretor Administrativo-Financeiro e/ou demais ordenadores de despesas, designados por ato do Presidente;
VIII – delegar competências, dentro dos limites da legislação, especificando a autoridade e os limites dessa delegação;
IX – designar e dispensar substitutos eventuais dos ocupantes dos cargos de diretor, chefe e coordenador, nos casos de afastamento legal dos titulares;
X – firmar acordos, contratos, convênios e demais ajustes relacionados com as atividades do IPREV/MA;
XI – solicitar a contratação de pessoal ou serviço técnico especializado, na forma da legislação vigente;
XII – praticar os atos de gestão relativos a recursos humanos, administração patrimonial e financeira, visando à racionalização, qualidade e produtividade do IPREV/MA;
XIII – autorizar a realização de licitações e homologar o seu resultado, observada a legislação de regência;
XIV – autorizar a prorrogação de prazos de contratos, convênios e acordos de quaisquer naturezas, observada a legislação de regência;
XV – apreciar e aprovar programas e projetos para realização das atividades, de acordo com o planejamento estratégico e competências do IPREV/MA;
XVI – apreciar e submeter à Secretaria de Estado competente a proposta orçamentária anual do IPREV/MA;
XVII – promover a articulação do IPREV/MA com os demais órgãos da administração pública, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados e dos Municípios, bem como, com instituições privadas, sobre assuntos de interesse do IPREV/MA;
XVIII – apreciar e submeter à deliberação do Conselho Administrativo do FEPA, o plano de trabalho, o relatório anual de atividades, o plano anual de comunicação, a prestação de contas, a política de benefícios, a política de viabilidade econômica, financeira e atuarial e a política de investimentos do IPREV/MA;
XIX – apreciar e submeter à deliberação do Conselho Administrativo do FEPA, os programas de previdência e benefícios, bem como os respectivos planos de custeio;
XX – praticar os atos administrativos necessários ao desempenho de suas atribuições;
XXI – deliberar acerca da abertura de sindicâncias, de processo administrativo disciplinar e de tomada especial de contas;
XXII – autorizar e ordenar despesas, observadas as competências estabelecidas neste Regimento;
XXIII – autorizar e ordenar a publicação dos atos administrativos do IPREV/MA;
XXIV – praticar os demais atos administrativos necessários à consecução das finalidades do IPREV/MA;
XXV – deferir ou indeferir benefícios de pensão e aposentadoria;
XXVI – promover a integração entre as unidades orgânicas do IPREV/MA;
XXVII – cumprir e fazer cumprir as disposições deste Regimento, bem como as decisões emanadas do Conselho de Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria e do Conselho Fiscal.
Seção II
Das Atribuições do Cargo de Chefe de Gabinete
Art. 56. Ao Chefe de Gabinete compete:
I – assessorar o Presidente de forma direta e imediata;
II – coordenar e orientar os trabalhos do Gabinete;
III – assessorar os órgãos de Administração Superior, coordenando a elaboração de estudos, pesquisas e projetos de interesse do IPREV/MA;
IV – promover o assessoramento ao Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadorias CONFEPA;
V – assessorar o Presidente em suas representações políticas e sociais, e no preparo e despacho de seu expediente;
VI – assessorar no andamento dos projetos de interesse do IPREV/MA;
VII – assessorar o Gabinete em Comissões e Grupos de Trabalho de interesse da Presidência;
VIII – promover a análise e instrução de despachos em relação às propostas, aos requerimentos, aos documentos e aos processos encaminhados, para avaliação e decisão do Presidente;
IX – propor, em articulação com as Assessorias e as Diretorias, a normatização dos sistemas, dos métodos e dos procedimentos administrativos, a serem adotados pelo IPREV/MA;
X – elaborar documentos oficiais do IPREV/MA para a publicação;
XI – promover os demais atos administrativos necessários ao cumprimento das competências da Presidência; e,
XII – exercer, além das competências de sua unidade administrativa, outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Seção III
Das Atribuições dos Cargos de Chefes de Assessorias Direta ao Presidente
Art. 57. Aos Chefes de Assessorias Direta ao Presidente compete:
I – colaborar para organização da agenda diária de compromissos do Presidente;
II – desenvolver estudos e projetos de interesse de sua Assessoria;
III – promover o recebimento, registro, seleção, distribuição e controle do fluxo de processos e documentos em sua Assessoria;
IV – colaborar no preparo dos atos e documentos a serem submetidos ao Presidente e aos Conselhos;
V – promover a manutenção e atualização dos arquivos de atos e documentos da competência de sua Assessoria; VI – promover a expedição das correspondências emitidas pela sua Assessoria;
VII – promover a unificação e centralização de informações sobre as entidades de direito público e privado, relacionados à sua área de atuação de sua Assessoria e de interesse do IPREV/MA;
VIII – elaborar a solicitação e controlar o material de expediente necessário para o bom funcionamento da sua Assessoria;
IX – elaborar memorandos, ofícios e outros documentos, inerentes a sua Assessoria ou que sirvam para o assessoramento do Presidente e dos Conselhos;
X – promover o acompanhamento às publicações no Diário Oficial do Estado do Maranhão de matéria de interesse de sua Assessoria;
XI – colaborar nas tramitações processuais da Presidência;
XII – coordenar as atividades das suas Assessorias no âmbito do IPREV/MA;
XIII – elaborar, coordenar e executar o Plano Anual de Atividades – PAA e o Relatório Anual de Atividades – RAA relativos à Assessoria;
XIV – representar a Assessoria de sua responsabilidade em reuniões, eventos e nos setores internos e órgãos externos;
XV – elaborar projetos e atividades a serem desenvolvidos pela Assessoria;
XVI – subsidiar e auxiliar o Presidente, nos assuntos da competência da Assessoria;
XVII – planejar, gerir supervisionar, coordenar, acompanhar, controlar e avaliar, as atividades de sua Assessoria; e,
XVIII – exercer, além das competências de sua unidade administrativa, outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Seção IV
Das Atribuições Do Cargo De Chefe Da Ouvidoria
Art. 58. Ao Chefe da Ouvidoria compete:
I – ouvir, acolher, analisar e encaminhar as reclamações, sugestões e denúncias recebidas, pertinentes ao IPREV/MA, de segurados, de órgãos públicos, de entidades representativas dos segurados e do público em geral;
II – atender, com cortesia e respeito, a questão apresentada, afastando-se de qualquer discriminação ou pré-julgamento;
III – promover o registro no sistema informatizado definido pelo órgão superior, as reclamações, elogios, denúncias, sugestões e demais manifestações acerca de ações e agentes públicos, órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Maranhão, zelando pela sua integridade;
IV – promover a remessa das informações de interesse do usuário ao seu destinatário;
V – promover o encaminhamento das manifestações recebidas à área competente do órgão ou da entidade em que se encontra e estabelecer prazos, acompanhando a sua apreciação;
VI – promover o resguardo do sigilo das informações recebidas;
VII – promover o estabelecimento e acompanhamento do cumprimento dos prazos para o atendimento das demandas formuladas pelas áreas do IPREV/MA;
VIII – propor melhorias objetivando a elevação da eficiência administrativa e de atendimento aos segurados;
IX – elaborar e encaminhar relatórios contendo dados estatísticos relativos às reclamações, críticas e sugestões recebidas, encaminhando-os aos fóruns de governança e à Presidência do IPREV/MA;
X – promover a avaliação dos índices de satisfação dos beneficiários em relação ao atendimento e aos serviços prestados;
XI – promover a manutenção das informações e estatísticas referentes às suas atividades atualizadas, além de promover o acompanhamento às providências solicitadas, cobrando soluções e mantendo o usuário informado sobre suas demandas;
XII – responder, com clareza, as manifestações dos usuários, no menor prazo possível;
XIII – promover o acesso à Ouvidoria, simplificando seus procedimentos e agindo com imparcialidade;
XIV – articular-se, sistematicamente, com a Ouvidoria Geral, fornecendo respostas às questões apresentadas e participando de reuniões técnicas, sempre que convidado;
XV – participar de atividades que exijam ações conjugadas das unidades integrantes da rede de ouvidorias públicas do Estado do Maranhão, visando ao aprimoramento do exercício das atividades que lhes são comuns, além de prestar apoio ao órgão superior na implantação de funcionalidades necessárias ao exercício das atividades de ouvidoria;
XVI – elaborar e encaminhar ao órgão de vinculação e à Presidência do IPREV/MA dados consolidados e sistematizados do andamento e do resultado das manifestações recebidas;
XVII – prestar apoio ao órgão superior na implantação de funcionalidades necessárias ao exercício das atividades de ouvidoria;
XVIII – identificar oportunidades de melhorias na prestação dos serviços públicos e propor soluções;
XIX – coordenar ações relacionadas à Lei de Acesso à Informa- ção do Estado do Maranhão;
XX – exercer, além das competências de sua unidade administrativa, outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Seção V
Das Atribuições Do Cargo De Diretor
Art. 59. Aos Diretores compete:
I – assistir e assessorar ao Presidente em assuntos relacionados à sua área de atuação e submeter a sua apreciação, atos administrativos e regulamentares;
II – auxiliar o Presidente na definição de diretrizes e na implementação das ações da respectiva área de competência;
III – coordenar a elaboração do plano anual de trabalho da unidade em consonância com o planejamento estratégico do IPREV/MA;
IV – submeter ao Presidente: planos, programas, projetos, relatórios referentes à sua área de atuação, além de acompanhar e avaliar os respectivos resultados;
V – planejar, dirigir, coordenar, acompanhar, avaliar a execução das atividades de suas unidades em programas e projetos estratégicos do IPREV/MA, que envolvam sua área de atuação;
VI – orientar e supervisionar o planejamento e desenvolvimento de ações voltadas para a qualidade, produtividade e aprimoramento da gestão na sua área de atuação;
VII – promover a articulação e integração, interna e externamente, para a implementação de programas e projetos de interesse do IPREV/MA;
VIII – coordenar a execução de políticas públicas inerentes a sua área de competência;
IX – exercer, além das competências de sua unidade administrativa, outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Seção VI
Das Atribuições Do Cargo De Coordenador
Art. 60. Aos Coordenadores compete:
I – planejar, dirigir, coordenar e supervisionar o desenvolvimento de programas, projetos e atividades relacionadas à sua área de competência;
II – coordenar o planejamento anual de trabalho da unidade em consonância com os objetivos estratégicos do IPREV/MA;
III – assistir à chefia imediata em assuntos de sua área de atuação e submeter os atos administrativos e regulamentares à sua apreciação;
IV – emitir parecer sobre processos e documentos específicos da sua área de atuação;
V – apresentar relatórios periódicos de trabalho com estatísticas, análises e recomendações sobre atividades pertinentes a sua unidade;
VI – propor a racionalização de métodos e processos de trabalho, normas e rotinas que maximizem os resultados pretendidos;
VII – identificar, registrar e disseminar as experiências de projetos afins com os de responsabilidade da sua área de competência;
VIII – articular ações integradas com outras áreas do Instituto e/ou demais órgãos, quando for o caso;
IX – orientar, coordenar e supervisionar as atividades das unidades que lhes são subordinadas e buscar qualidade e produtividade da equipe;
X – assegurar e estimular a capacitação contínua para o aperfeiçoamento técnico;
XI – fornecer informações demandadas pelos setores do IPREV/MA;
XII – subsidiar o orçamento anual do IPREV/MA, no que diz respeito à unidade sob sua responsabilidade;
XIII – exercer, além das competências de sua unidade administrativa, outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Seção VII
Das Atribuições Dos Demais Cargos De Assessorias
Art. 61. Aos demais assessores compete:
I – assessorar a chefia imediata em assuntos de competência da unidade orgânica;
II – desenvolver estudos e projetos de interesse da unidade;
III – organizar e preparar agendas da chefia imediata;
IV – receber e transmitir informações;
V – proceder ao encaminhamento de pessoas;
VI – manter-se atualizado em relação às normas de funcionamento do IPREV/MA;
VII – exercer, além das competências de sua unidade administrativa, outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Seção VIII
Dos Demais Cargos Em Comissão
Art. 62. Aos Chefes de Divisões compete:
I – subsidiar o superior hierárquico em assuntos de sua área de atuação e submeter os atos administrativos e regulamentares a sua apreciação;
II – orientar a chefia imediata, unidades do IPREV/MA e outros órgãos, no que diz respeito à sua área de atuação;
III – elaborar a programação anual de trabalho da unidade, em consonância com o planejamento estratégico do IPREV/MA;
IV – coordenar e controlar a execução das atividades inerentes a sua área de competência e propor normas e rotinas que maximizem os resultados pretendidos;
V – realizar estudos técnicos que subsidiem o processo de elaboração, implementação, execução, monitoramento e avaliação de seus programas e projetos;
VI – registrar dados das atividades desenvolvidas e elaborar relatórios periódicos;
VII – orientar e supervisionar o desenvolvimento de ações voltadas para a qualidade e produtividade, na sua área de atuação;
VIII – identificar necessidades, promover e propor a capacitação adequada aos conteúdos técnicos e processos, no âmbito da divisão;
IX – subsidiar a elaboração do orçamento anual do IPREV/MA;
X – exercer, além das competências de sua unidade administrativa, outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
CAPÍTULO XV
DAS VINCULAÇÕES E DOS RELACIONAMENTOS
Art. 63. A hierarquia das unidades orgânicas define-se por sua posição na estrutura organizacional do IPREV/MA e no enunciado de suas competências.
Art. 64. As unidades se relacionam:
I – entre si na conformidade dos vínculos hierárquicos e funcionais expressos na estrutura e no enunciado de suas competências;
II – entre si, os órgãos e as entidades do Estado do Maranhão, em conformidade com as definições e as orientações dos sistemas a que estão subordinadas;
III – entre si, os órgãos e as entidades externas ao Estado do Maranhão, na pertinência dos assuntos comuns.
§ 1º O relacionamento com órgãos ou entidades externas ao Governo do Estado do Maranhão será exercido pelo Presidente do IPREV/MA;
§ 2º Em ocasiões ou situação especial, o Presidente do IPREV/ MA delegará a incumbência referida no § 1º a Diretor e/ou Assessor, ressalvada matéria de sua exclusiva responsabilidade ou competência.
CAPÍTULO XVI
DAS SUBSTITUIÇÕES
Art. 65. Serão substituídos em suas faltas ou impedimentos:
I – o Presidente, por Diretor ou Assessor a ser designado pelo Presidente;
II – os Chefes das Assessorias, por outro Chefe de Assessoria ou Assessor a ser designado pelo Presidente;
III – os Diretores, por outro Diretor, Coordenador ou Assessor a ser designado pelo Presidente;
IV – os Coordenadores, por outro Coordenador, ou Assessor, ou Chefe de Divisão a ser designado pelo Diretor a que for hierarquicamente subordinado ou pelo Presidente.
CAPÍTULO XVII
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS
Art. 66. À todos os servidores do Instituto de Previdência dos Servidores do Estado do Maranhão compete:
I – cumprir e fazer cumprir a legislação aplicável no âmbito de suas atribuições específicas;
II – participar de programas de educação, qualificação, treinamento e formação desenvolvidos pelo IPREV/MA;
III – adotar ou propor melhorias nos processos e nos instrumentos inerentes ao desempenho organizacional;
IV – praticar os atos necessários ao desenvolvimento das atividades das unidades sob seu comando;
V – propor normas e procedimentos relativos à sua esfera de competências, visando à melhoria do desempenho organizacional;
VI – zelar pelos bens e recursos de suas respectivas unidades, bem como pela integridade e desempenho dos recursos humanos sob sua direção;
VII – atuar de forma respeitosa, ética e produtiva, visando ao bom funcionamento do ambiente organizacional;
VIII – prover melhorias nas atividades executadas e qualidade no atendimento aos segurados;
IX – prover a contínua transparência e comunicação dos atos de gestão, elaborando relatórios de acompanhamento, atendendo e subsidiando as demandas dos fóruns de governança e levando ao conhecimento destes, as políticas adotadas;
X – fornecer informações demandadas pelos órgãos colegiados do IPREV/MA;
XI – exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Art. 67. Os titulares de cargos de chefia deverão subsidiar a elaboração do orçamento do IPREV/MA.
Art. 68. Os titulares de cargos de chefia deverão elaborar relatórios periódicos e anuais de suas atividades.
Art. 69. Poderão ser atribuídas ou delegadas aos ocupantes de cargos em comissão atribuições em suas respectivas áreas de atuação que não estão contempladas neste Regimento.
Art. 70. Compete a todos os assessores do IPREV/MA, promover o assessoramento ao Conselho Administrativo do Fundo Estadual de Pensão e Aposentadoria e ao Conselho e Fiscal, bem como às Diretorias do IPREV/MA.
Art. 71. Os órgãos colegiados serão conduzidos por regimentos próprios.
Art. 72. Os casos omissos e as dúvidas surgidas, na implantação e execução deste Regimento serão dirimidos pelo Presidente e/ou Chefia de Gabinete do IPREV/MA.
Art. 73. Este Regimento entra em vigor na data de sua publicação.
GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃO - Portal desenvolvido e hospedado pela SEATI